„Інформаційні системи і технології обліку”

Студента (студентки) групи _________________

заочного відділення

спеціальності ______________________________

Умань

Пояснювальна записка

Метою дисципліни „Інформаційні системи і технологія обліку” є формування у студентів, які навчаються зі спеціальності „Бухгалтерський облік”, знань і навичок в організації та експлуатації інформаційних систем для використання в їхній майбутній професії. Створення таких інформаційних систем є складним процесом, який включає в себе аналіз вхідної інформації, постановку задачі, розробку або адаптацію програмного забезпечення, обробку даних та виведення їх до користувача.

Інформаційна система являє собою базу даних, тобто комплекс програм, інформації, даних впорядкованих за певними правилами та принципами.

Робочий зошит сприяє ефективному засвоєнню програми предмету студентом-заочником і допомагає у підготовці у виконанні контрольної роботи.

Робочий зошит включає матеріал двох розділів:

1. Робота над створенням інформаційних систем засобами Microsoft Office.

2. Робота з 1С:Бухгалтерією.

Після виконання практичних робіт студент повинен уміти:

визначити інформаційні потреби обліковця;

створити базу даних;

ввести дані та обробити їх.

одержати результативну інформацію.

 

Правила техніки безпеки під час виконання практичних робіт

До роботи на ПЕОМ допускаються студенти лише після проведення інструктажу, ознайомлення з правилами техніки безпеки.

Студенти, які працюють на ПЕОМ, зобов’язані:

1. Працювати лише на своїх робочих місцях, і з тими пристроями і устаткуваннями на що мають дозвіл.

2. Виконувати лише ту роботу, яку доручив керівник, не відволікатись на сторонні справи.

3. Робоче місце завжди тримати в порядку.

4. Дотримуватись правил особистої гігієни.

5. В випадку поломки ПЕОМ під час виконання роботи негайно повідомляти керівника.

Студентам, які працюють на ПЕОМ, заборонено:

Перебувати в приміщенні, де встановлені ПЕОМ у верхньому одязі.

Перебувати в приміщенні без керівника.

Вмикати та перемикати електроживлення.

Переміщувати пристрої та устаткування.

працювати на несправному обладнанні.

Самостійно усувати неполадки ПЕОМ та налаштування.

Торкатись до рухомих частин периферійних пристроїв.

Залишати без нагляду ввімкнутим ПЕОМ та периферійні пристрої.

На своє робоче місце не допускати сторонніх осіб.

Перелік практичних робіт

Практична робота 1.1. Робота з документами в текстовому редакторі Microsoft Word.

Практична робота 1.2. Виконання обчислювальних робіт за допомогою ЕТ Microsoft Excel.

Практична робота 1.3. Створення бази даних, сортування в програмі Microsoft Excel.

Практична робота 1.4. Створення бази даних, запитів, форм, звітів, макросів та модулів за допомогою програми Microsoft Access.

Практична робота 2.1. Комп’ютеризація бухгалтерського обліку за допомогою 1С:Бухгалтерії.

Практична робота 1.1.

Тема. Робота з документами в текстовому редакторі Microsoft Word.

Мета: Навчитись створювати та користуватись шаблонами та бланками бухгалтерських документів.

Навчально-методичне забезпечення: навчальна програма, робоча програма. робочий зошит.

Матеріально-технічне забезпечення: Комп’ютер Pentium

Тривалість заняття: 90хв.( 2 акад.години)

Література:

Основна:

Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю, аналізу та аудиту/ Під.ред. В.П. Загороднього. - К.: А.С.К., 1998. – 768с.

Автоматизированная обработка Экономической информации: Учебник.- М.: Финансы и статистика, 1991.-304с.

„Основи інформаційних систем” - навчальний посібник під редакцією В.Ф.Ситника та ін.. - Київ-2001.- 420с.

„12 уроків з 1С: бухгалтерії” – О.Дубій - Львів-2002.- 232с.

Додаткова:

Дибкова Л.М. Інформатика та комп’ютерна техніка. – навчальний посібник. - Київ 2001.- 318с.

Інформатика. Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології - навчальний посібник за редакцією доктора економічних наук професора О.І.Пушкаря. – Київ - 2001.- 694с.

Проектирование баз данных информационных систем. Бойко В.В., Савинков В.М.- М.: Финансы и статистика, 1989.-351с.

Тхір І.Л., Калушка В.П., Юзьків А.В. Посібник користувача за редакцією доктора економічних наук професора О.І.Пушкаря.-Київ-2001.- 718с.

ХІД РОБОТИ

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ

Одним з найпоширеніших засобів автоматизації оформлення однотипних документів є використання стилів форматування. Використання стилів дозволяє значно скоротити час форматування документу і надати йому привабливішого вигляду. Стиль - це пойменований набір параметрів (атрибутів) форматування як символів, так і абзаців. Word має великий набір вбудованих стилів, але користувач може створювати і власні стилі. Найчастіше стилі, створені користувачем, зберігаються в самому документі, але їх можна скопіювати і в шаблон документу. Якщо стилі зберегти в шаблоні, то він буде доступний для всіх документів, в яких використовується даний шаблон. За замовчуванням в новому документі, створеному шаблоном „Обычный”, встановлюється однойменний стиль. Даний стиль має слідуючі параметри: шрифт – Times New Roman, висота – 10 пунктів, зсув абзацу вліво, міжрядковий інтервал – одинарний.

Для створення нового стилю або змінити параметри існуючого, потрібно в пункті меню Формат вибрати команду „Стиль” . При цьому відкривається   вікно зображене на малюнку 1.1, де у випадаючому списку можна вибрати тип списку стилів. Якщо користувач бажає створити стиль то необхідно в вікні натиснути на кнопку „Создать стиль”, при цьому на екрані з’явиться вікно зображене на рисунку 1.2, в якому ми задаємо параметри стилю ( назву стилю, тип, розмір та накреслення шрифту, інтервал між стрічками, колір тексту та інше). Потім включити „прапорець” який дасть змогу додати даний стиль в загальну папку стилів документу. Для швидкого вибору даного стилю можна призначити йому комбінацію „гарячих клавіш”. Для цього потрібно вибрати команду „Сочетание клавиш” за допомогою кнопки Формат і в вікні, що відкриється задати необхідну комбінацію клавіш.

мал.1.1. Вікно „Стилю форматування”     мал.1.2. Вікно „Створення стилю”

Для того, щоб при створенні документу не повторювати кожного разу одні й ті дії по створенню і змінюванню стилів, параметрів сторінки, колонтитулів і т.д. можна скористатись шаблонами документів. В Word є цілий набір стандартних шаблонів, які розбиті на 8 категорій: „Загальні”, „Записки”, „Листи та факси”, „Memos”, „Інші документи”, „Публікації”, „Звіти”, „Web-сторінки”. Крім цього користувач може створювати власні шаблони документів. Оскільки шаблон також є документом, але із розширенням *dot, то для його створення використовуються ті ж процедури, що й для звичайного документу. Тому для створення шаблону в пункті меню Файл необхідно вибрати команду „Створити”. При цьому відкривається стандартне вікно створення документу в нижній частині якого слід вибрати опцію Шаблон (мал. 1.3).

Після цього слід натиснути кнопку „ОК”. В результаті чого на відкриється чистий бланк документу, де слід вказати всі необхідні параметри, що повинні ввійти в даний шаблон.

Для створення шаблону Звіту необхідно вибрати вкладку „Звіти”, в діалоговому вікні, що відкриється (мал.1.4.) вибрати тип звіту із запропонованих і створити власний звіт.

    

Мал.1.3. Створення шаблону

   В роботі бухгалтерії часто використовується робота з різноманітними таблицями. Тобто їх створення, обрахування даних та створення на основі них різноманітних графіків та діаграм. Всі таблиці створюються трьома стандартними способами:

1. За допомогою меню Таблиця команди Вставить – Таблиця;

2. За допомогою меню Таблиця команди Намалювати;

3. За допомогою відповідної кнопки                         на панелі інструментів.

Мал.1.4. Створення звіту

Візитні картки та бланки ділової документації створюються на основі таблиць.

По закінченню оформлення таблиць створюються графіки та діаграми, які використовуються найчастіше для наочного бачення наприклад, продуктивності випуску того чи іншого товару, збільшення чи зменшення обсягу виробництва та інше.

ЗАВДАННЯ ДЛЯ ПРАКТИЧНОЇ ЧАСТИНИ РОБОТИ

1. Створити шаблон документу і зберегти його в загальній папці за такими параметрами: тип шрифту Arial, розмір шрифту 14пт., вибрати з переліку колір тексту та вирівнювання в документі. Задати гарячі клавіші.

2. Створити шаблон звіту та оформити його.

3. Створити візитну картку для бухгалтера.

4. Створити бланк документу за заданим зразком.

5. Створити таблицю за заданими параметрами та намалювати діаграму.

            Назва таблиці: Виробництво товарної продукції.

Шапка таблиці включає в себе перелік років: 1999 – 2002р.р.

Елементи таблиці:

В 1999році було випущено парфумів на 100 тис.грн., косметики на 250 тис.грн., ювелірних виробів на 400 тис.грн.

В 2000 році було випущено парфумів на 150 тис.грн., косметики на 300 тис.грн., ювелірних виробів на 450 тис.грн.

В 2001 році було випущено парфумів на 200 тис.грн., косметики на 400 тис.грн., ювелірних виробів на 600 тис.грн.

В 2000 році було випущено парфумів на 300 тис.грн., косметики на 450 тис.грн., ювелірних виробів на 700 тис.грн.

Естетично оформити таблицю та діаграму.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ ДО ТЕМИ

Яким чином можна створити шаблони документів.

Яким способами створюються таблиці.

Що означають поняття „прозорі межі” та „скрити сітку”.

Яким чином можна створити діаграму.

Які найчастіше команди використовуються при створенні бланків документів.

Висновки:

Перевірив
Оцінка
Дата

Практична робота 1.2.

Тема. Робота з формулами та використання функцій в Microsoft Excel.

Мета:   Навчитись створювати та обчислювати за формулами при роботі бухгалтера.

Навчально-методичне забезпечення: навчальна програма, робоча програма. робочий зошит.

Матеріально-технічне забезпечення: Комп’ютер Pentium

Тривалість заняття: 90хв.( 2 акад.години)

Література:

Основна:

1. Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю, аналізу та аудиту/ Під.ред. В.П. Загороднього. - К.: А.С.К., 1998. – 768с.

2. Автоматизированная обработка Экономической информации: Учебник.- М.: Финансы и статистика, 1991.-304с.

„Основи інформаційних систем” - навчальний посібник під редакцією В.Ф.Ситника та ін.. - Київ-2001.- 420с.

„12 уроків з 1С: бухгалтерії” – О.Дубій - Львів-2002.- 232с.

Додаткова:

1. Дибкова Л.М. Інформатика та комп’ютерна техніка. – навчальний посібник. - Київ 2001.- 318с.

Інформатика. Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології - навчальний посібник за редакцією доктора економічних наук професора О.І.Пушкаря. – Київ - 2001.- 694с.

Проектирование баз данных информационных систем. Бойко В.В., Савинков В.М.- М.: Финансы и статистика, 1989.-351с.

ХІД РОБОТИ

КОРОТКІ ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ.

В комірках робочих таблиць можна вводити не лише дані, але й різноманітні формули, які використовуються для обчислення даних, що зберігаються в інших комірках.

Формулою вважається будь-яка інформація в комірці, яка починається із знаку рівності („=”) і записана за певними правилами. Отже, якщо введення інформації в комірку розпочати із знаку „=” то Excel це буде сприйматись як формула і автоматично відбувається перевірка правильності її введення. Результатом обчислення формули може бути числове або логічне значення. Логічний результат отримується при використанні в формулі операторів логічного порівняння. Правила та порядок виконання математичних операцій такі ж як і в традиційній математиці. Крім математичних операторів, в   використовується велика кількість різноманітних математичних, статистичних, фінансових та інших функцій. При цьому часто виникає потреба у дотриманні правильного задання назви функції та її синтаксису. Для полегшення цього процесу в Excel запроваджено підпрограму „Майстер функцій”. Дана підпрограма викликається за допомогою піктограми

Дана піктограма відкриває вікно „Майстра функцій”

Мал. 3.1. Вікно майстра функцій

Вікно майстра функцій складається з одинадцяти розділів, на які поділено всі функції Excel (розділ Категорії):

10 недавно использовавшихся – останні 10 використаних функцій;

Полный алфавитный перечень – всі доступні в Excel функції;

Финансовые – фінансові функції;

Дата и время – функції для роботи із даними типу дата і час;

Математические – математичні та тригонометричні функції;

Статистические – статистичні функції;

Ссылки и массивы – функції для роботи з адресами комірок та масивами;

Работа с базой данных – функції роботи з базами даних;

Текстовые – функції роботи з текстом та текстовою інформацією;

Логические – логічні функції;

Проверка свойств и значений – функції інформаційного характеру;

Определенные пользователем- функції, які встановлюються користувачем.

Розглянемо декілька функцій, які найчастіше використовуються при обробці економічної інформації.

Функція ВПР ( ) – належить до категорії Ссылки и массивы. Дана функція призначена для автоматизації перенесення даних з довідника у робочу таблицю.

Її синтаксис:

ВПР (искомое_значение;табл_масив; номер_индекса_столбца; диапазон_просмотра)

Приклад: нехай потрібно заповнити поле „Назва товару” таблиці „Дані про реалізацію товару”, перенісши відповідні значення з таблиці „Довідник товару”.

Виконання:

Побудуємо таблиці.

	А	В	C	D	E	F
1	1.Дані про реалізацію товару
2	Дата продажу товару	Код товару	Назва товару	Код замовника	Назва замовника	Обсяг, кг
3	1.10.2003	24		5		32
4	2.10.2003	23		8		40
5	3.10.2003	21		6		25
6	4.10.2003	22		7		56

	L	M	N	O
1	3.Довідник товару
2	Код товару	Назва товару	Одиниця виміру	Ціна грн/кг
3	21	Цукерки	кг	12,50
4	22	Ізюм	кг	9,00
5	23	Халва	кг	6,50
6	24	Печиво	кг	5,80

	H		I	J
1	2.Довідник замовників
2	Код замов ника	Назва замовника		Місто
3	5	ТОВ „Спектр”		Київ
4	6	ПП „Нива”		Умань
5	7	ВАТ „Родон”		Одеса
6	8	ПП „Апполон		Київ

         Щоб кожний раз не вводити в таблицю 1 назву товару вручну, це можна зробити автоматично за допомогою функції ВПР ( ).

Курсор помістимо в комірку С3 таблиці дані про реалізацію товару і викличемо функцію ВПР( ).

В полі „искомое_значение” вказується комірка, по якій зв’язані таблиця з даними та довідник ( в нашому випадку це комірка В3, яка містить код товару);

В полі „табл_масив” вибираємо той довідник, в якому шукаються необхідні дані ( в нашому випадку це комірки $L$2:$O$6, які містяться в „Довіднику товарів”(без заголовків стовпчиків);

В полі   „номер_индекса_столбца” вказуємо номер колонки у довіднику, в якій містяться необхідні нам назви видів товару (в нашому випадку це число 2, тому що поле „назва товару” друге за номером);

Поле „диапазон_просмотра” залишаємо пустим, оскільки проглядається вся таблиця-довідник.

Після всіх введених даних натискаємо кнопку „ОК”.

Врезультаті виконаних дій в комірці С3 з’являється напис „Печиво”.

Таким же самим способом заповнюється і поле „Назва замовника”. При цьому потрібно вибрати таку аргументи функції ВПР ( ):

„искомое_значение”- D3;

„табл_масив”- $H$2:$J$6;

„номер_индекса_столбца” – 2

Функція ЕСЛИ ( )

Дана функція відноситься до категорії Логические. Вона повертає одне значення, якщо задана умова при обчисленні дає значення ІСТИНА, і інше значення, якщо НЕПРАВДА. Дана функція використовується для умовної перевірки значень і формул. її синтаксис:

ЕСЛИ (логическое_виражение; значение_если_истина; значение_если_ложь)

Приклад

Розглянемо функцію ЕСЛИ, що відслідковує платежі клієнтів. візьмемо за умову те, що рахунок виписується всім клієнтам, які внесли суму у 8000 гривень, в іншому випадку рахунок не виписується.

Побудуємо таблицю:

	А	В	C	D	E
1	Клієнти	Попередній внесок	Останній внесок	Всього	Рахунок
2	Іванов П.І.	5700	1000	6700
3	Петров В.І.	7800	2000	9800
4	Сидоров І.П.	6300	1700	8000

Курсор помістити в комірку Е2 та викликати „Майстер функцій”.

В полі „логическое_виражение” вказуємо комірку із загальгою сумою внесених коштів: D2>=8000 – з умови задачі;

В полі „значение_если_истина” виходячи з умови задачі пишемо значення: „виписувати”;

В полі „значение_если_ложь” пишемо значення: „не виписувати”.

В наслідок виконаних нами дій в комірці Е2 з’явиться напис „Не виписувати”

ЗАВДАННЯ ДЛЯ ПРАКТИЧНОЇ РОБОТИ

1. На новому аркуші створити наступні таблиці та провести в них необхідне форматування

               Продаж косметичних засобів

Дата	Код товару	Назва товару	Код замовника	Назва замовника	Обсяг,шт
1.10.2003	24		5		32
2.10.2003	23		8		40
3.10.2003	21		6		25
4.10.2003	22		7		56
5.10.2003	24		7		24
6.10.2003	22		5		45
7.10.2003	23		6		35
8.10.2003	24		8		20
9.10.2003	24		5		15
10.10.2003	21		7		28

Код замов ника	Назва замовника	Місто
5	ТОВ „Анна”	Черкаси
6	ПП „Стиль”	Умань
7	ПП „Престиж”	Одеса
8	ПП „Аппонія”	Київ

Код товару	Назва товару	Одиниця виміру	Ціна
21	Лак для волосся	шт	12,50
22	Крем для рук	шт	3,00
23	Туалетна вода	шт	18,50
24	Фарба для волосся	шт	10,80

2 На новому аркуші створіть таблицю „Нарахування заробітньої плати” та проведіть обрахунки використовуючи математичні оператори:

Прізвище, ім’я, по батькові	Нарахо вано, грн.	Відраху вання в пенс. фонд, грн.	Відраху вання в Фонд зайня тості,грн.	Прибут ковий податок, грн.	На руки
Іваненко І.І.	580,60	*	*	*	*
Сидоренко П.П.	640,00	*	*	*	*
Петрук С.П.	485,50	*	*	*	*
Козак П.Н.	1460,00	*	*	*	*
Лоза К.Л.	976,32	*	*	*	*
Мороз Н.О.	234,60	*	*	*	*
Андреев П.Р.	350,78	*	*	*	*
Антонов К.Г.	456,34	*	*	*	*
Сибіряк Е.О.	212,35	*	*	*	*
Калинко А.О.	234,65	*	*	*	*

3. На новому аркуші створити електронну таблицю „Оплата комунальних послуг”

     Обрахувати кількість заборгованих днів за формулою: = дней 360 ($А$13;G2) команда Вставка-Функція-Дата-Час – 360 дней.

       В колонці „Боржник” записати чи являється власник будинку боржником якщо дата оплати перевищує 30 днів, чи не являється, записавши формулу: = ЕСЛИ (Н2>30; „Боржник”; „Неборжник”).

В колонці „Сума” визначити суму витрат за комунальні послуги через формулу:   = СУММ (С2; D2; E2;F2).

     В колонці пеня визначити пеню з розрахунку 3% від суми оплати за кожний заборгований місяць за формулою:

= ЕСЛИ (Н2>30; (Н2/31)*( J2*3%);0).

В колонці всього визначити суму з врахуванням пені за формулою: = J2 - К2

4 На новому аркуші створіть таблицю „ Виплата заробтньої плати” та обрахуйте її

Прізвище, ім’я, по батькові	Заро- бітна плата, грн.	Кількість відпрацьо ваних годин за місяць	Спеціальність	Кількість відпрацьо ваних годин за один день	Оплата праці за один день, грн
Сазоненко І.І.	540	176	директор	8	*
Іваненко П.П.	350	176	гол. бухгалтр	8	*
Мусієнко Г.Г.	230	132	вчитель	6	*
Петренко Т.Р.	90	88	майстер (0,5)	4	*
Кавун Р.Д.	169	176	лаборант	8	*
Дудник С.М.	170	176	секретар	8	*
Рижак О.Л.	250	176	бухгалтер	8	*
Вовк Г.Ж.	200	176	двірник	8	*
Стасенко В.А.	240	176	сторож	8	*
Антонов А.А.	360	132	методист	6	*

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ ДО ТЕМИ

Що таке формула і які основні правила її використання.

Способи адресації в Microsoft Excel.

Поняття, синтаксис та застосування функції ВПР ( ).

Поняття, призначення та застосування функції ЕСЛИ.

Поняття, призначення та застосування математичних операторів.

Поняття, призначення та застосування функції СУММ ( ).

Висновки:

Перевірив
Оцінка
Дата

ПРАКТИЧНА РОБОТА 1.3.

Тема: Створення бази даних, сортування в програмі Microsoft Excel.

Мета: Навчитись створювати робочий лист бази даних.

Навчально-методичне забезпечення: навчальна програма, робоча програма. робочий зошит.

Матеріально-технічне забезпечення: Комп’ютер Pentium

Тривалість заняття: 90хв.( 2 акад.години)

Література:

Основна:

Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю, аналізу та аудиту/ Під.ред. В.П. Загороднього. - К.: А.С.К., 1998. – 768с.

Автоматизированная обработка Экономической информации: Учебник.- М.: Финансы и статистика, 1991.-304с.

„Основи інформаційних систем” - навчальний посібник під редакцією В.Ф.Ситника та ін.. - Київ-2001.- 420с.

„12 уроків з 1С: бухгалтерії” – О.Дубій - Львів-2002.- 232с.

Додаткова:

Дибкова Л.М. Інформатика та комп’ютерна техніка. – навчальний посібник. - Київ 2001.- 318с.

Інформатика. Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології - навчальний посібник за редакцією доктора економічних наук професора О.І.Пушкаря. – Київ - 2001.- 694с.

Проектирование баз данных информационных систем. Бойко В.В., Савинков В.М.- М.: Финансы и статистика, 1989.-351с.

Тхір І.Л., Калушка В.П., Юзьків А.В. Посібник користувача за редакцією доктора економічних наук професора О.І.Пушкаря.-Київ-2001.- 718с.

ХІД РОБОТИ

Короткі теоретичні відомості

Створення бази даних розпочинається із заголовка. Для цього необхідно:

- Виділимо комірку В1 і введемо назву бази даних „Продаж за вересень” і натиснемо кнопку вводу в рядку формул, або натиснемо клавішу Enter на клавіатурі. Назва повинна закінчуватись двокрапкою, тому що в сусідню комірку праворуч ми введемо підсумкову суму. Тепер відформатуємо назву. Зробимо текст напівжирним накресленням. Для цього скористаємось кнопкою Ж панелі інструментів. розмір шрифту виберемо 14. По закінченні натиснемо клавішу Enter. Змінимо ширину стовпця В, для того, щоб було видно всю назву бази. Наведемо курсор миші на межу між стовпцями В та С. Покажчик миші прийме вид двохнаправленої стрілки. Натиснувши і утримуючи ліву кнопку миші відтягнемо пунктирну границю стовпця вправо, так, щоб цілком вмістилась назва в стовпці. Потім відпустимо ліву кнопку миші. Ширина стовпця В змінилась.

- Виділимо комірку А3 і введемо заголовок стовпця: Дата

   - Виділимо комірку В3 і введемо назву стовпця : Кому

   - Виділимо комірку С3 і введемо назву заголовку стовпця: Продавець.

- Виділимо комірку D3 і введемо назву поля: Сума

Щоб формат заголовків стовпців відрізнявся від формату рядків даних, застосуємо до нього напівжирне курсивне накреслення і відцентруємо. Для цього виділимо діапазон комірок А3:D3 та натиснемо на панелі інструментів форматування піктограми „Ж” та „К”, а потім відцентруємо за допомогою піктограми панелі форматування

Змінимо назву робочого листа Лист1 на Вересень, щоб точніше відображати зміст інформації.

Для цього клацнемо правою кнопкою миші на ярличку робочого листа Лист1. На екрані з’явиться контекстне меню. З нього виберемо команду Перейменовать . Назва листа на ярличку виділиться темним кольором – тобто включився режим редагування. З клавіатури введемо назву „Вересень” і натиснемо клавішу Enter. Тоді таблиця буде виглядати так як показано на Мал.1.

Тепер заповнимо базу даних інформацією про продаж.

Цю операцію можна виконувати двома способами:

1 спосіб – почергово поле за полем ввести записи в таблицю.

2 спосіб – скористатись спеціальною формою для запису в таблицю.

Ми застосуємо другий спосіб.

Для цього клацанням миші виділимо комірку А4, з якої будуть починатись записи списку. Виберемо команду з меню Дані – Форма. На екрані з’явиться діалогове вікно з повідомленням про те, що програма не може визначити рядок списку з заголовками стовпців і пропозицією натиснути кнопку „ОК”, щоб використовувати як заголовки дані першого рядка. На екрані з’явиться діалог форми, у заголовку якого зазначена назва робочого листа: Вересень (Мал.2)

Діалог складається з полів введення, назви яких відповідають заголовкам стовпців. У верхньому полі Дата знаходиться курсив де ми введемо дату, наприклад 1.09.03 і натиснемо клавішу „Tab”. Курсор переміститься в поле Кому. В якому введемо назву підприємства-покупця. Наприклад, ВАТ „Білосвіт” і натиснемо клавішу „Tab”. Курсор переміститься в поле Продавець. В цьому полі введемо прізвище продавця. Наприклад, Іванов І.І. і натиснемо клавішу „Tab”. Курсор переміститься в останнє поле діалогового вікна Сума. Введемо суму продажі, наприклад, 1000.

Якщо в якомусь з полів допущена помилка, то можна повернутись та виправити натиснувши комбінацію клавіш Shift +Tab, або клацнути мишею на потрібному полі та відредагувати напис.

Коли всі поля діалогового вікна заповнені натиснемо на кнопку Додати. Поля введення очистяться, а наші записи відобразяться в четвертому рядку таблиці. Введемо 35 записів підприємств за прикладом поданим в таблиці:

Дата	Кому	Продавець	Сума
1.09.2003	ВАТ „Білосвіт”	Іванов І.І.	1000
2.09.2003	ПП „Колос”	Петров П.П.	15000
3.09.2003	ПП „Роксолана”	Антонова А.А.	10000
4.09.2003	СП „Вікторія”	Стець С.С.	1200
5.09.2003	ВАТ „Атом”	Котиков К.К.	20000

Після заповнення полів для кожного запису натискайте на кнопку Додати.

За допомогою кнопки Назад ви можете відобразити в діалоговому вікні попередній запис, а кнопки Далі – наступний запис. Кнопка Видалити дає змогу видалити поточний запис. При цьому на екран буде виведений запит підтвердження видалення. Кнопка Закрити – закриває вікно діалогу.

Створення автофільтру.

При роботі з базами даних пошук потрібної інформації є найбільш частою задачею, що в Microsoft Excel успішно вирішується за допомогою автофільтра. Автофільтр дозволяє вивести на екран рядок, що містить тільки визначені значення. Перш ніж скористатись автофільтром для виділення даних, додамо в таблицю формули, що будуть обчислювати загальну суму продажу та проміжні підсумки для кожного продавця. Загальну суму продажу за місяць помістимо в комірку С1. Для цього зробимо наступні операції:

Клацнемо мишею на комірці С1, щоб виділити її. Натиснемо кнопку å на панелі інструментів Стандартная. У виділеній комірці та рядку формул з’явиться формула, що містить функцію підсумовування СУММ та круглі дужки, в які необхідно ввести адреси комірок для обчислення. Значення, які необхідно підсумувати розташовані в колонку D, починаючи з комірки D4. Тому, що в базу даних ще будуть вноситись записи, загальна кількість комірок не відома, через те у формулі варто вказати максимально можливий діапазон комірок: D4:D16384 (тому що в таблиці міститься 16384 рядка). При введенні нових записів підсумкова сума буде автоматично перераховуватись. В комірці С1 з’явиться підсумкова сума продажу за вересень.

Виділимо комірку D1, введемо назву грошової одиниці - грн. і натиснемо клавішу Enter. Скопіюємо формат комірки В1 в комірки С1: D1. Для цього виділимо комірку В1, потім натиснемо піктограму на панелі інструментів Стандартна „Формат за зразком” Навколо комірки В1 з’явиться рамка виділення. що біжить. Потім за допомогою миші виділимо діапазон комірок С1: D1. Формати будуть скопійовані. Дані в цих комірках відобразяться в напівжирному накресленні і в збільшеному розмірі.

Після того, як ми створимо і почнемо використовувати автофільтр, нам буде потрібно бачити суми проміжних підсумків для відфільтрованих записів. Ці підсумки ми покажемо в діапазоні комірок E3:F3. В комірку Е3 введемо назву Разом та вирівняємо текст по правому краю(аналогічно відцентровуванню). тепер введемо формулу для обчислення проміжних підсумків. Для цього виділимо комірку F3 та виберемо з меню Вставка команду Функція. На екрані з’явиться діалогове вікно „Майстра функцій”. У полі списку Категорія виберіть Математичні. список доступних математичних функцій відобразиться в полі Функція. З переліку функцій виберемо – ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ і натисніть кнопку ОК. В результаті на екрані з’явиться діалогове вікно для задання параметрів функції ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. У полі Номер функції введемо 9. Це число вказує порядковий номер функції, яку потрібно використовувати при обчисленні проміжних підсумків і відповідає підсумуванню. У поле Посилання1 введіть діапазон комірок D4:D16384 для підсумовування і натиснемо кнопку ОК. Внаслідок цього в комірці F3 з’явиться результат.

Розглянемо створення автофільтра.

Спочаткувиділимо діапазон комірок А3:D3, що містить заголовки стовпців. Потім виберемо команду меню Дані – Фільтр – Автофільтр. У правому нижньому куті кожної з виділених комірок з’являться кнопки автофільтра з трикутником чорного кольору Мал.

Припустимо, що нам потрібно визначити загальну суму продаж, здійснених продавцем Івановим І.І.. Для цього варто відфільтрувати список так, щоб у ньому відображалися записи, у яких у поле Продавець зазначений Іванов І.І. Для цього натисніть кнопку автофільтра в правому нижньому куті комірки С3(Продавець). Із списку доступних фільтрів виберіть фільтр Іванов. У базі даних відобразяться записи про продаж, здійснених Івановим. Інші рядки будуть сховані. В комірці F3 з’явиться нова сума проміжних підсумків – рівна загальній сумі продажів Іванова. Зверніть увагу на те, що, коли включений автофільтр, трикутник на кнопці і номера відображуваних на екрані рядків із записами стають синіми. Скасувати фільтрацію можна натиснувши кнопку автофільтра і вибравши в списку, що відкриється, - Усі. На екрані знову з’являться всі записи.

Крім фільтрації за значенням (прізвищем, назвою підприємства) можна вибрати перші 10 записів. Тобто ви можете задати додаткові умови фільтрації. Наприклад, нам потрібно визначити суму продажу здійснених продавцями Івановим та Петровим після 2.09.03. Щоб справитись із цією роботою необхідно: натиснути кнопку автофільтра в комірці С3 (Продавець) і в списку, що відкривається виберіть (Умову...). На екрані з’явиться діалог Користувацький автофільтр. За допомогою цього діалогу можна задати додаткові умови фільтрації за допомогою операторів порівняння – дорівнює, більше, менше і т. д. У верхньому лівому списку, що відкривається, за замовчуванням пропонується оператор порівняння дорівнює. Залишіть його без зміни. У верхньому правому списку, що відкривається, виберіть значення Іванов. Встановіть перемикач Чи. У нижньому лівому списку, що відкривається, виберіть оператор дорівнює. У нижньому правому списку, що відкривається виберіть значення Петров. Натисніть кнопку ОК. Вікно діалогу закриється. У таблиці відобразяться всі записи про продажу Іванова та Петрова.

Додамо до фільтрованих записів додаткові умови щодо дати.

Натиснемо кнопку автофільтра в правому нижньому куті комірку А3 (Дата). У списку, що відкриється, відображаються дати тільки відфільтрованих записів. Виберіть Умову. На екрані з’явиться діалог Користувацький автофільтр. У верхньому лівому списку, що відкривається, виберіть оператор порівняння більше, тому що нам потрібні записи після 2.09.03. У верхньому правому списку, що відкривається, виберіть значення 2.09.03 і натисніть кнопку ОК. Вікно діалогу закриється. Відфільтровані записи відобразяться в таблиці. Щоб видалити автофільтри для всіх стовпців бази даних, виберіть команду меню Дані – Фільтр – Відобразити всі.

Якщо нам буде потрібно видалити автофільтр, варто вибрати команду меню Дані – Фільтр – Автофільтр.

Завдання для практичної частини роботи

1. На основі створеного автофільтра виведіть в окрему таблицю список записів, які мають відношення до ВАТ „Білосвіт”.

2. Виведіть в окрему таблицю підприємство, яке здійснило найбільше покупок.

3. Виведіть в окрему таблицю підприємство, яке здійснило найменше покупок.

4. Виведіть в окрему таблицю суму покупок ВАТ „Білосвіт”.

5. Виведіть в окрему таблицю суму покупок ПП „Роксолана”.

6. Виведіть в окрему таблицю список продажу Антонової А.А.

7. Виведіть в окрему таблицю список продажу за 5.09.03.

8. Виведіть в окрему таблицю список продаж за 10.09.03.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

1. З чого складається база даних?

2. Як виділити діапазон комірок?

3. Як перейменувати робочий лист?

4. Як заповнити таблицю за допомогою форми?

5. Як добавити запис у таблицю?

Висновки:

Перевірив
Оцінка
Дата

 

ПРАКТИЧНА РОБОТА 1.4.

Тема: Створення бази даних, запитів, форм, звітів за допомогою програми Microsoft Access

Мета: Навчитись створювати бази даних, запити, форми, звіти бази даних.

Навчально-методичне забезпечення: навчальна програма, робоча програма, робочий зошит.

Матеріально-технічне забезпечення: Комп’ютер Pentium

Тривалість заняття: 90хв.( 2 акад.години)

Література:

Основна:

Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю, аналізу та аудиту/ Під.ред. В.П. Загороднього. - К.: А.С.К., 1998. – 768с.

Автоматизированная обработка Экономической информации: Учебник.- М.: Финансы и статистика, 1991.-304с.

„Основи інформаційних систем” - навчальний посібник під редакцією В.Ф.Ситника та ін.. - Київ-2001.- 420с.

„12 уроків з 1С: бухгалтерії” – О.Дубій - Львів-2002.- 232с.

Додаткова:

Дибкова Л.М. Інформатика та комп’ютерна техніка. – навчальний посібник. - Київ 2001.- 318с.

Інформатика. Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології - навчальний посібник за редакцією доктора економічних наук професора О.І.Пушкаря. – Київ - 2001.- 694с.

Проектирование баз данных информационных систем. Бойко В.В., Савинков В.М.- М.: Финансы и статистика, 1989.-351с.

Тхір І.Л., Калушка В.П., Юзьків А.В. Посібник користувача за редакцією доктора економічних наук професора О.І.Пушкаря.-Київ-2001.- 718с.

ХІД РОБОТИ

Завантажне програму СУБД Access. У вікні, що відкриється виберіть з меню Файл команду – Создать. На екрані відкриється діалогове вікно „Створення файла” в якому вибираємо опцію „Нова база даних”. Даємо назву та зберігаємо базу. На екрані з’являється вікно зображене на мал.1, яке дає змогу вибрати режим створення таблиць бази даних.

         Мал. 1 Створення таблиць бази даних

Є три режими створення таблиць:

1. Створення таблиць в режимі конструктора;

2. Створення таблиць в режимі майстра;

3. Створення таблиць шляхом введення даних.

Розглянемо найпоширеніший спосіб – це створення таблиць в режимі конструктора. Необхідно виділити опцію „Створення таблиці в режимі конструктора” та натиснути на кнопку Конструктор панелі інструментів

                  Мал.2 Панель інструментів

На екрані відкриється вікно зображене на Мал.3, вводимо в нього дані (шапку таблиці) в стовпці Імені поля. В стовпці тип даних натискаючи лівою кнопкою миші з переліку вибираємо потрібний, як показано на Мал.3. Обов’язковим елементом кожної бази даних є ключове поле таблиці. Це поле за якими поєднуються таблиці в базі. В даному прикладі ключовим полем є поле Прізвище, яке вибирається з меню Правка – команди Ключове поле. Після цього закриваємо дане вікно, давши назву таблиці. Наприклад Співробітники.

            Мал.3 Заповнення даних таблиці.

Слідуючим етапом роботи є введення самих даних в таблицю. Для цього у вікні бази даних виділяємо таблицю Співробітники і натискаємо на панелі інструментів кнопку Відкрити. У вікні(Мал.4), що відкриється вводимо дані співробітників.

                                     Мал.4.Вікно введення даних

Потім аналогічно створюємо інші таблиці, які мають якісь інші дані про співробітників і обов’язково в кожній таблиці вказуємо ключове поле.

На основі таблиць створюються Запити Форми, Звіти.

Розглянемо на прикладі створення запитів. Для цього в головному вікні створення бази даних вибираємо опцію Запити та режим створення Конструктора.(Вибираємо аналогічно як при створенні таблиць). Перед нами відкривається вікно в якому ми вибираємо таблиці, на основі яких буде створено запит. В нашому випадку це дві таблиці пов’язані із співробітниками. Виберемо дані, які будуть відображатись в запиті та поставимо умову відбору співробітників, наприклад по прізвищу( Мал.5).

Мал.5 Вікно створення запиту.

Потім даємо назву запиту і натискаємо кнопку ОК. Виділяємо створений нами запит і натискаємо на кнопку Відкрити панелі інструментів. перед нами відкривається діалогове вікно-запит, в яке ми вводимо прізвище людини, про яку хочемо отримати ті чи інші дані.

Завдання для практичної частини роботи

1. Створіть базу даних „Підприємство”.

2. В цій БД створіть таблиці „Відділ кадрів” та „Бухгалтерія”.

заповніть поля таблиць даними.

На основі таблиць створіть запит на виборку.

На основі таблиць створіть форму.

На основі таблиць створіть звіт.

Контрольні запитання

Як створити БД.

Як створити таблицю БД.

Як створити запит.

Як створити форму.

Як створити звіт.

Висновки:

Перевірив
Оцінка
Дата